Alternatif solusi penerapan teknologi informasi dalam lingkungan pemerintahan

Menimbang pemanfaatan teknologi SMS untuk mekanisme birokrasi dan aspirasi

Saat ini perkembangan teknologi informasi sebenarnya sudah jauh meninggalkan teknis-teknis konvensional yang selama ini dilakukan bangsa Indonesia. Terutama, kalangan birokrasi dan pemerintahan. Hambatan yang paling besar adalah tingginya biaya yang harus dikeluarkan untuk keperluan penerapan teknologi tersebut, disamping lemahnya kualitas sumber daya manusia sehingga malas atau enggan menerapkan teknologi baru.

Hal ini memang tidak bisa dipaksakan, karena selain akan menghamburkan uang rakyat, juga hasil yang didapatkan tidak akan sesuai dengan harapan. Atau setidaknya masyarakat tidak bisa melihat ukuran yang jelas akan manfaat yang bisa dihasilkan. Seperti contohnya adalah gagalnya penerapan e-goverment system di beberapa pemerintah kabupaten di Indonesia. Walaupun mungkin pihak pemerintah mampu membangun sistem tersebut - dengan biaya miliaran - tapi bisa dihitung dengan jari yang masih dipakai atau diupdate secara rutin.

Namun, sebenarnya tidak semua bidang teknologi informasi saat ini memerlukan biaya yang besar kalau kita bisa jeli memilih dan menerapkannya untuk keperluan pembangunan. Tentunya, harus pada lingkup yang tepat dan sesuai dengan manfaat yang bisa didapatkan. Artinya, untuk keperluan sistem yang besar, seperti remote sensing (penginderaan jauh), online public service, aplikasi manajemen SDM, public accunting system, saat ini belum ada teknologi yang murah.

SMS dan teknologi informasi

SMS (short message service) adalah sebuah teknologi yang lebih dikenal sebagai layanan yang memungkinkan pesan dikirim antar telepon genggam (handphone). Namun, dengan perkembangan teknologi informasi saat ini, pemanfaatan maupun pengembangan fitur-fitur SMS sendiri menjadi sangat beragam. Mulai dari keperluan kuis, promosi produk, iklan, voting, dan lain sebagainya. Hal ini dapat terjadi karena data maupun proses pengolanan sms telah dapat diintegrasikan dengan komputer maupun internet, sehingga dapat diprogram untuk berbagai keperluan.

Dan yang perlu diperhatikan bahwa investasi untuk menerapkan teknologi ini tidaklah terlalu mahal, karena memang ruang lingkup sistemnya yang cukup kecil dan sebagian besar dapat dibangun dengan sofware opensource (gratis). Dibandingkan dengan penerapan teknologi internet, penggunaan aplikasi sms ini diharapkan akan lebih dapat lebih mudah diimplementasikan. Karena selain pertimbangan biaya investasi, pengguna handphone saat ini lebih berkembang di masyarakat daripada internet.

Dalam tulisan ini, kami ingin memberikan alternatif sebuah sistem bagaimana kita bisa memanfaatkan (aplikasi) SMS untuk mendukung mekanisme birokrasi maupun aspirasi dalam pemerintahan.

Model Penerapan aplikasi SMS di lingkungan pemerintah

Birokrasi adalah sebuah sistem yang mengatur alur instruksi dan kebijakan dalam sebuah struktur manajemen. Dalam sebuah sistem birokrasi, ketepatan dan kejelasan informasi menjadi peran yang cukup penting. Karena akan berpengaruh sekali terhadap kualitas tindakan yang akan dilakukan pasca keluarnya instruksi tersebut.

Salah satu fitur aplikasi SMS adalah kemampuannya yang dapat mengirim puluhan bahkan ratusan sms per sekali kirim. Hal ini karena dilakukan oleh aplikasi komputer dengan modem khusus sms, bukan oleh handphone. Metode ini akan sangat membantu dalam mengingatkan para pejabat atau staff ketika akan melakukan koordinasi, atau mengingatkan jadwal rapat. Dibanding dengan menelepon satu per satu, maka metode ini akat sangat menghemat waktu, biaya dan tenaga administrasi.

Fungsi kedua adalah dapat mengirimkan berita penting ke para pejabat atau pegawai dengan satu kali klik. Jika berita itu banyak, maka dapat diisi dengan pemberitahuan saja untuk membaca lebih lanjut beritanya di media lain, misalnya papan pengumuman.

Selain kemampuan mengirimkan banyak SMS, aplikasi ini dapat dilengkapi dengan fungsi tracking, sehingga SMS yang dikeluarkan atau diterima dapat disimpan dalam sebuah database. Sehingga, pihak manajemen dapat memantau perkembangan informasi yang telah tersebar.

Selain birokrasi, bagi para wakil rakyat, pejabat pemerintah maupun parpol dapat menggunakan aplikasi SMS untuk keperluan manajemen aspirasi. Dengan kemampuan mengirim dan atau menerima banyak SMS sekaligus, teknologi SMS memungkinkan memberikan kesempatan kepada masyarakat untuk dapat diikutsertakan dalam mengatur daerahnya.

Sebagai contoh, ketika pihak pemerintah mengeluarkan sebuah kebijakan, mereka dapat mengirimkan beritanya ke beberapa tokoh masyarakat melalui SMS. Setelah itu, masyarakat dapat mengirim umpan balik kepada pemerintah melalui server sms mereka. Dengan sistem pengolahan database, aplikasi akan dapat menggolongkan pengirim SMS, sehingga dapat dianalisis pesan mana yang mesti dipertimbangkan atau tidak. Sistem juga dapat mendata nama pengirim, sehingga hanya yang terdaftar saja yang akan disimpan di database, dan yang akan dikirim berita. Hal ini menghindari adanya pengirim yang tidak bertanggung jawab, juga pengiriman sms akan lebih efektif jika hanya tokoh2 masyarakat saja yang dikirim.

Selain menarik gairah aspirasi masyarakat, sistem seperti ini dapat juga digunakan untuk fungsi sosialisasi terhadap program pemerintah atau DPRD. Sehingga masyarakat secara cepat dapat mengetahui perkembangan daerahnya. Tidak hanya diketahui oleh kalangan DPRD atau pejabat pemerintahan.

Manfaat dan keuntungan aplikasi SMS

Secara umum, penggunaan sistem aplikasi SMS sebenarnya akan lebih dapat dirasakan manfaatnya oleh masyarakat dibanding dengan penggunaan teknologi internet untuk keperluan yang sama. Mungkin karena harganya yang tidak terlalu mahal dan kemudahan operasionalnya. Walau masih memiliki kelemahan, misalnya terbatasnya karakter yang bisa dikirimkan, tapi metode ini saya kira akan lebih dapat diterima masyarakat dibanding dengan pengembangan informasi via internet.

Agar setidaknya, penerapan IT di lingkungan pemerintah saat ini tidak sekedar mengikuti tren-tren yang ada (misalnya internet) namun mengesampingkan asas manfaat dan tingginya biaya yang diperlukan.